Esto significa vencer obstáculos como:
- Diligenciar formatos o formularios a mano
- No estar en el puesto de trabajo para llenar o los formatos físicos o los formatos en PC, trabajar desde casa o desde cualquier lugar.
- Muchos software no se hacen a la medida y se tiene que diligenciar una gran cantidad de información inútil o simplemente no se hace.
- Los trabajadores más jóvenes no están relacionados con las viejas formas de trabajar.
- No estar en contacto en tiempo real con los implicados del diligenciamiento de un registro.
Requisito de la norma ISO 9001
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Uso de whatsapp
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Comunicación con partes
interesadas
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Se
pueden hacer dos cosas:
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crear
un grupo o varios grupos (según segmentos) para interactuar sobre un tema.
·
Crear
un grupo de difusión para informar a las partes interesadas sobre algún
resultado o información en particular. También se puede indagar por medio de encuestas.
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Toma de conciencia
Enfoque al cliente
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Se puede crear una difusión para estar enviando contenidos que fortalezcan la toma de conciencia, vídeos infografias, link a blogs etc. |
Objetivos de calidad
Indicadores de proceso
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Se
puede mediante difusión informar del cumplimiento de los objetivos. Una
gráfica o un dato puntual permite que todas las personas involucradas hagan seguimiento
a los resultados.
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Comunicación interna
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Se pueden crear un grupo o grupos (según tema) en los que se lleve el registro de tareas y compromisos. |
Competencia
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Se
pueden hacer formaciones con videos, artículos, etc. Se puede hacer la
evaluación de la formación dejando registro con una palabra clave:
Formación#1
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Comunicación con el cliente
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Crear grupos o difusiones
debe tener el MÁXIMO cuidado de no molestar al cliente. La información debe
ser pertinente y con una frecuencia que no agote. Otro aspecto que se puede tener, pero hay que tener la capacidad operativa, es recibir y gestionar quejas y reclamos del cliente. Si no tengo la opción de ser rápido no ofrecería este medio. Pero si lo puedo hacer: sería mágico para el cliente. |
Identificación y trazabilidad
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Por
medio del buscador de whatsapp y de palabras claves (etiquetas) se puede
hacer el rastreo de lo que sea. Se pueden llevar videos o audios de cualquier
actividad.
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Control del producto no conforme
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Se registra el producto no conforme logrando dejar video, audio o fotografía de lo sucedido. Se pueden definir las responsabilidades y las acciones a tomar. Puedo crear un grupo específico para este tema y enviar con la herramienta de copia de seguridad de whatsapp la información para manejarla en Excel. |
Satisfacción del cliente
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No
hay nada más molesto que llenar encuestas, si hacen cortas y con temas
específicos, whatsapp puede ser de gran ayuda.
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Acción correctiva
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Se pueden crear no conformidades con palabras claves como AC#1, para que el buscador permita ver todo lo que se ha dicho y en tiempo real definir las causas y la toma de acciones correctivas y sus responsables. Por supuesto, que también se pueden hacer los debidos seguimientos. |
Para los neófitos
en whatsapp, esta red social permite hacer grupos con temas específicos en los
que se escoge a cada uno de los participantes (teniendo sus números de celular),
por parte de un administrador. En los grupos todos los participantes pueden
interactuar, es decir enviarse mensajes de texto, o fotos, audios, videos, link
con documentos, de tal manera que todos los integrantes los pueden ver.
Una
difusión es un tipo de grupo, pero en el cual los participantes solo pueden
responder al administrador del grupo.
Una propiedad
interesante de whatsapp es que permite
que más de una persona pueda ser administrador del grupo, lo que contribuye a
un aumento de las partes interesadas. Esto debe controlarse para que la
seguridad de la información no se vea en
problemas.
Whatapp se
puede usar desde un medio móvil (celular inteligente o tableta) o se puede usar
desde el PC (equipo de escritorio) con la aplicación https://web.whatsapp.com/
En muchas
empresas están prohibidas las redes sociales porque se consideran que influyen
en un descenso de la productividad, pero nuestra experiencia nos dice que es
una mirada un poco vieja, y que hay que saltar a las nuevas formas de
comunicación, para lograr ser rápido y que los trabajadores nuevos permanezcan
en las organizaciones.
Nuestro número de whatapp es (57) 3012382605
