EN46-V1 ¿Uno o varios representantes de la dirección para un sistema integrado?

La idea del representante de la dirección se basa en lo siguiente: En el caso en que la dirección directamente no puede liderar la  implementación del Sistema de Gestión, debe nombrar a un

segundo (en la antigua norma ISO 9001:1994 era requisito, que fuera del mismo nivel directivo, la razón de esto es que tuviera poder, y se tiene poder cuando se puede decidir qué se compra, poder de convocatoria y poder de premio-sanción).

En muchas empresas el líder de calidad, o HSEQ, son nombrados como Representantes de la dirección, pero no tienen poder, de tal forma que su actuación es limitada.

Al tener un sistema de gestión integrado: se debe responder la pregunta si es mejor tener un representante para cada modelo o uno  para todos. La respuesta se encuentra en la capacidad de gestión que haya que adelantar, es decir, cada sistema implica un esfuerzo de trabajo, de experticia, de voluntad del que lo va a realizar.

Los principales deberes del representante de la gerencia:

• Conseguir los recursos para el mantenimiento y mejoramiento del sistema de gestión.
• Hacer seguimiento. El seguimiento en calidad se centra en la satisfacción del cliente o usuario, el seguimiento a ambiental en cómo se están controlando los impactos ambientales significativos, y el seguimiento en seguridad industrial, en la salud de los trabajadores. Son temas bien diferentes.
• Tomar acciones estratégicas de mejora: (no son simples AC o AP típicas, sino que cambien la estructura del sistema).
• Premio-sanción: tiene que ver con gestionar el recurso humano.
• Comprobar la opinión de los interesados (vecinos, usurarios, autoridad ambiental, otros).
• Hacer la revisión por la dirección: Esta es una tarea que busca hacer un balance de la actuación del sistema de gestión estratégicamente. Es el máximo órgano de revisión que plantean los modelos ISO, por encima de la auditoría de certificación ejercida por un ente externo. Su objetivo hacer que el sistema de gestión funcione.
• Informar a la dirección.

Hacer las anteriores actividades requiere tiempo, pero también requiere interés por parte del que ostenta el cargo.  Para el caso específico de gestión de calidad, gestión ambiental y seguridad industrial, hemos llegado a concluir que, pocas personas defienden todos los sistemas con igual interés, siempre hay un interés marcado hacia alguno de los modelos: lo que significa que  es conveniente tener cargos por separado, para que haya tiempo y pasión.

En PYMES, seguramente no va a ver las suficientes personas para que se nombren representantes por cada tema, en este caso nuestra recomendación es hacer la revisión de cada modelo en tiempos diferentes, para poder dar la importancia que se requiere. Cuando se hace conjuntamente prima el mayor interés, bien sea, de coyuntura o el propio del que lidera la revisión por la dirección.

Sea uno o varios representantes por la dirección, es deber de quién o quiénes lo ejerzan, la mirada crítica sobre el sistema y la toma de medidas concretas para hacer que éste funcione.

Opiniones o preguntas a nuestra cuenta de twitter: @prismaconsultor