Pues bien, desde su creación la norma ISO 9001 en 1987, viene disminuyendo progresivamente el número de documentos obligatorios, hasta el punto crítico de la versión 2015 que no requiere ninguno en particular.
Los documentos son el resultado de la aplicación del PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), específicamente son el resultado de PLANIFICAR, y no es que en la nueva versión se esté eliminando esta actividad, lo que no es obligatorio es documentarla, pero hay que hacerla y es la clave de una buena ejecución.
Cuatro posibles formas de ejecución sin procedimientos documentados:
1. Alta competencia del personal: la norma ha planteado que a mayor
2. Uso de software: todos los caminos conducen a Roma... que la ejecución de una actividad esté planificada en la ejecución del software, esto conlleva a la ejecución inconsciente de un procedimiento. Herramientas como CRM, ERP, software de sistemas de gestión, Redes sociales, computación en la nube, análisis de datos como SPSS, programas de recursos humanos o mantenimiento de máquinas, son algunas de las herramientas que evitan tener procedimientos documentados explícitos.
3. Ir a las evidencias: Esto significa que la planificación se hace, sin quedar documentada y como resultado de ella se define la ejecución de un número de registros especificados. Llevar los registros debidamente demuestra el éxito de la planificación. Un listado de la información de soporte es un mecanismo para saber qué se va a hacer, además de establecer una ruta crítica de los registros, en los que haya interdependencia (esta asegura el orden y garantiza la ejecución). La mejor evidencia es el resultado en sí mismo.
4. Que el camino te lleve: una forma de hacer que los procedimientos se cumplan es través del diseño arquitectónico o la distribución de espacios físicos dentro de la organización. No todas las organizaciones pueden hacer grandes inversiones en cambios de infraestructura pero si pueden mejorar los tiempos y movimientos con una distribución adecuada de los puestos de trabajo que ratifique los roles de cada uno. Un ejemplo, el sitio de recursos humanos debe estar cerca al lugar en que las personas se reúnen: una cercanía a las habilidades le dará una mejor panorámica del programa de formación que requiere.
Para finalizar, las posiciones extremas: la sobre documentación o no tener ningún documento, hay que evitarlas. Cada organización es única y debe tratarse como tal.
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